به گزارش گروه علمی و دانشگاهی خبرگزاری فارس به نقل از اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، یکی از فعالیت‌های دانشگاه یزد در زمینه الکترونیک کردن فرآیندها که گامی موثر در پیاده سازی الگوی اقتصاد مقاومتی است، اتوماسیون اداری و بخش IT دانشگاه است و تقریباً ۱۳۸ ماه است که اتوماسیون اداری در دانشگاه یزد در حال بهره‌برداری است در این مدت بیش از ۱ میلیون فرم در سازمان الکترونیک، ثبت شده و حداقل ارزش تولیدشده بالغ بر یک میلیارد بوده است.

طی این مدت، ماهیانه ۱۶ هزار دقیقه عملیاتی معادل حداقل ۲.۳ نفر تمام‌ وقت در ماه صرفه‌جویی شده که بخش قابل توجهی از ارزش تولیدشده را به خود اختصاص داده است همچنین در طول مدت بهره‌برداری، حدود ۳۷ درخت نجات‌یافته است.

حذف گردش کاغذ، صرفه‌جویی قابل توجهی را در وقت مدیران و کارکنان به دنبال دارد برای نمونه، در سیستم دستی، دستیابی به یک مدرک در بایگانی حدود ۵ دقیقه وقت از بایگان و حداقل ۳ تا ۱۰ دقیقه از درخواست‌کننده می‌گیرد ولی در اتوماسیون اداری، این زمان به کمتر از ۳ دقیقه کاهش می‌یابد و خود درخواست‌کننده، می‌تواند نه تنها مدارکی را که به خوبی بایگانی شده‌اند، بلکه مدارکی را هم که اصلاً بایگانی نشده‌اند و در روش دستی، یافتن آنها بسیار زمان‌گیر است یا حتی در برخی مواقع، در عمل، هزینه‌ی یافتن آنها توجیه ندارد را نیز جستجو کند.

در اتوماسیون اداری با توجه به نگهداری فوق داده‌ها، اطلاعات جانبی مفیدی در رابطه با مدارک وجود دارد که در روش دستی، اکثر این اطلاعات وجود ندارد یا با هزینه‌ی زیاد می‌توان به آنها دست یافت. اطلاعاتی مانند گردش مدرک ایجادکننده‌ی مدرک، زنجیره مدارک، طبقه‌بندی محرمانگی مدارک (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه) از جمله اطلاعات جانبی اتوماسیون اداری است.

انتهای پیام/